美女董事长开会,竟然有人做这些......-

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摘要

开会时发呆、玩手机、打瞌睡……这种低效率的会反复开,要怎么破?




对我们大部分人而言,会议是一天中效率最低的部分。然而,许多聪明人每天仍要参加多次会议。会议文化往往会带来更多的会议。这造成了恶性循环,不利于我们的效率和精神。


作为谷歌日历的前产品经理,我对人们处理会议的方式有很多了解。而作为谷歌风投的合伙人,我也与超过 100 家创业公司有过直接合作。在一些研讨会上,我们讨论过如何让会议更高效。


通过这些讨论,我得出了以下一些经验:


1
停止例会


任何日程表上最糟糕的部分就是例会,或者说“签到会”。在这样的会议上,每个人轮流介绍一周的进展。这完全是浪费时间,而经理们召开这些会议主要是为了保证下属都在有效地工作。


实际上,每个人介绍的进展只与会议室中的一两个人有关,而其他人只是在等待轮到自己发言。可以用即时消息应用、小组站会和电子邮件同步来取代这些会议。


2
慎重安排一对一对话


许多经理都忙于参加各种会议,因此常常会取消或重新安排与下属的一对一对话。在经理们的日程表上,一对一对话实际上最重要,尤其是对下属而言。


作为经理,你需要做出决策,解决下属面临的障碍,使他们感到愉快、有价值。准时参加会议可以向下属表明,他们很重要,受到尊重。


所有会议都必须有一名负责人:这样的负责人应当介绍会议的目的和日程,确定决策者,安排后续跟进,以及发送会议记录。不应该有人问:“这是谁开的会?”在负责人没有确定的情况下,不要召开会议,否则你要决定自己担任这样的角色。


3
提前发布会议目的和流程


会议上需要做出什么决定?谁需要参加会议?在人们走进会议室之前,他们应当知道为何要参加会议,以及他们需要讨论出什么样的结果。鼓励员工用脚投票:允许他们拒绝目的、负责人和流程不清晰的会议。


你的日程表安排并不意味着你很重要:许多高级经理认为,忙碌的日程表意味着他们很重要。然而,他们只是经 理,而不是专业开会人士。只有在团队需要你的时候,你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入,那么你可以拒绝会议。此外,如果没有收到 邀请,那么请勿不请自来。通常情况下,这是对你所组建团队的一种考验。如果你有话要说,那么提前与会议负责人沟通。


日程表不应当导致决策被推迟:如果某项决策十万火急,那么需要立即召集所有决策者。创造一种急迫的文化,加速决策。



4
控制会议规模



在理想情况下,参加会议的人不应多于 5 人。研究表明,如果有 7 人同处一间会议室,那么效率将会下降。对于某些会议,不同团队只需派代表参加,而不必全员参加。如果你不清楚如何与较小的团队开会,那么请重新思考你的目的,并进行任务划分。


当然,大型团队的会议,以及全公司的信息发布会除外(例如谷歌的 TGIF 和 Twitter 的“茶歇时间”)。对于这类会议,请预先确定发言人,确保将大部分时间留给问答环节。


5
思考每次会议的机会成本


某次会议将给公司带来什么样的成本?例如,让 16 个人参加 2 小时的会议将消耗 32 人/小时的人力资源,这接近于 1 人一周的全部工作时间。是这样的会议更有价值,还是让一名员工工作一周更有价值?你应当向所有人宣传开会的成本,并使用定时器来衡量。


将他人时间视为稀缺资源:向他人借 1 个小时与向邻居借一部梯子类似。你应当注意礼貌,只安排所需的时间,并向对方致谢。请不要安排长度超过 60 分钟的会议,并将 30 分钟作为默认选择。你会惊讶于在这么短的时间里取得的成果。准时结束会议。

提出问题,而不是掩盖问题

在许多公司,“向上反映”是一种令人讨厌的行为。情况为何如此?经理的存在就是为了解决分歧,分歧造成了僵局。如果人们无法达成一致,那么应当迅速能够决策的某人反映。在一个健康的团队中,如果决策不符合某些成员的观点,那么尽管存在不同意见,他们仍将尽力去做、



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